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Es importante aclarar que no todas las empresas comienzan desde el mismo punto de partida. Unas comenzarán desde cero, otras tendrán una larga trayectoria con cientos o miles de clientes, proveedores, stocks… En líneas generales los pasos a seguir son los mismos, sin embargo no tiene por que serlo el punto de partida. Por tanto comentaremos todos los pasos partiendo de una empresa que comienza desde cero para que todos los casos queden contemplados. 1º Introducir todos nuestros clientes, proveedores y artículos(1) Esto se puede llevar a cabo de varias formas:
a) Puede introducirlos todos a mano. Esto sucederá inexcusablemente si su empresa es nueva totalmente. Aun así no será un gran problema ya que no dispondrá de una cantidad de datos tan grande antes de empezar como para que no sea asumible. Además los irá recibiendo según su actividad va creciendo. b) También para el caso de ferreterías de nueva creación o incluso para las ya consolidadas, disponemos de una completa base de datos con más de 25.000 referencias preparadas para ser importadas y comenzar a trabajar desde el minuto cero. Y no solo esto, también se incluirán posibles proveedores a los que se les puede comprar cada producto, luego usted podrá completar aun más la información de cada producto y proveedor con su operativa diaria. c) Dispone de un sistema informatizado anterior que se le ha quedado pequeño o que no le está ofreciendo lo que los nuevos tiempos le están demandando. En este caso debería disponer de la posibilidad de exportar desde su viejo sistema los ficheros de clientes, proveedores y artículos a algún tipo de fichero con formato de texto plano o excel con el máximo de datos posible. Una vez obtenidos estos datos los trataríamos desde ErpSys para realizar una importación de todos aquellos que tengan un valor significativo en nuestro sistema. La complejidad de esta importación dependerá del no de datos y de la profundidad de los mismos. 2º Introducir el inventario(2) Tal y como indicábamos en el punto anterior tenemos las mismas dos formas de obtener la información. Sin embargo puede existir una complejidad mayor si como suele ser lo habitual tenemos múltiples almacenes. En este caso todo dependerá de la capacidad de exportar los datos desde su plataforma anterior. 3º Resto de documentos, pedidos, albaranes, facturas, etc. Estos documentos, aunque es posible importarlos como hemos visto en los casos anteriores, la complejidad y características especiales que demandan para proceder a su importación hace que en la mayoría de los casos sea poco rentable su importación.(2) Para esta situación lo que recomendamos es hacer un corte a una determinada fecha significativa, como podría ser el fin de un trimestre. A partir de ese momento comenzaría directamente a trabajar en ErpSys dejando el antiguo sistema solo para realizar consultas puntuales. Según nuestra experiencia el periodo entre el corte y el momento en que empezará a tener datos significativos es mucho más corto de lo que cree. Antes de que se de cuenta dejará de consultar el sistema anterior y comenzará a tener todo tipo de datos relativos a compras, ventas, márgenes de beneficio, etc en el nuevo sistema.